Kapsin ylläpitoon ja muihin toimiryhmiin saa yhteyden sähköpostilla. Oikeaan osoitteeseen lähetetty viesti nopeuttaa käsittelyä, mutta vääräänkin osoitteeseen menneet siirretään oikealle ryhmälle. Tässä ohjeessa on hieman selvitystä siitä, mitä asioita kukin toimiryhmä hoitaa.

Tarpeelliset tiedot

Tukipyynnön yhteydessä on hyvä mainita oma nimensä (ellei se näy sähköpostin lähettäjänä) ja käyttäjätunnuksensa. WWW-sivuihin liittyvistä virheistä kannattaa mainita lisäksi virheen aiheuttaneen sivun osoite sekä päivämäärä ja kelloaika, jolloin virhe on tapahtunut.

Esimerkiksi salasanaa ei ole tarpeellista mainita.

Toimiryhmän valinta

Ylläpito

Ylläpito huolehtii Kapsin palvelinlaitteiston ja ohjelmistojen toiminnasta, toteuttaa jäsenpalvelut sekä vastaa jäsenten ylläpitopyyntöihin. Esimerkkejä ylläpidolle kuuluvista asioista:

• MySQL-tietokantojen luominen, sähköpostiosoitteiden hallinta yms. yleiset ylläpitotoimenpiteet
• Ohjelmien asentaminen (lähinnä Debianin stable-jakelusta, muut voi asentaa itse kotikansioonsa)
• Varmuuskopioiden palautus Hilla-palvelimella. Lakalla voit palauttaa tiedostot itse tilannevedoksista.
• Lisätilapyynnöt
• Unohtuneiden salasanojen vaihtaminen

Helpdesk

Helpdesk vastaa jäsenten kysymyksiin palveluiden ja niihin liittyvien ohjelmien käytöstä. Helpdeskillä ei ole ylläpidon oikeuksia. Esimerkkejä helpdeskin hoitamista asioista:

• Ongelmat PHP:n, tiedostonsiirron, yms. tai ohjeiden kanssa
• Otteet Apachen virhelogista sekä virheen mahdollisten syiden etsintä
• Informointi jäsenpalveluista ja niiden käyttöönotosta

Hallitus

Hallitus on yhdistyksen päättävä elin, joka valitaan vuosikokouksessa. Hallitus mm. käsittelee jäsenhakemukset ja päättää laitehankinnoista. Esimerkkejä hallitukselle kuuluvista asioista:

• Jäsenrekisterin ylläpito, esimerkiksi muuttuneet osoite-, email- tai nimitiedot
• Uudet jäsenet, erityisesti "poikkeustapaukset", kuten kannatusjäsenet ja yhteisöt
• Eroilmoitukset

Laskutus

Laskutuksen hoitaa hallituksesta valittu rahastonhoitaja, mutta selkeyden säilyttämiseksi sillä on erillinen osoite. Laskutukseen kuuluvia asioita:

• Laskun eräpäivän lykkäys
• Kysymykset maksun perillemenosta

Yleensä tosin maksun perillemenoa ei tarvitse erityisemmin tarkistaa. Puuttuvasta jäsenmaksusta mainitaan kyllä ennen palveluiden katkaisemista (tämän vuoksi on tärkeää pitää ajantasainen osoite jäsenrekisterissä).