Kapsin ylläpitoon ja muihin toimiryhmiin saa yhteyden sähköpostilla. Oikeaan osoitteeseen lähetetty viesti nopeuttaa käsittelyä, mutta vääräänkin osoitteeseen menneet siirretään oikealle ryhmälle. Tässä ohjeessa on hieman selvitystä siitä, mitä asioita kukin toimiryhmä hoitaa.

Tarpeelliset tiedot

Tukipyynnön yhteydessä on hyvä mainita oma nimensä (ellei se näy sähköpostin lähettäjänä) ja käyttäjätunnuksensa. WWW-sivuihin liittyvistä virheistä kannattaa mainita lisäksi virheen aiheuttaneen sivun osoite sekä päivämäärä ja kelloaika, jolloin virhe on tapahtunut.

Esimerkiksi salasanaa ei tule mainita.

Toimiryhmän valinta

Ylläpito

Ylläpito huolehtii Kapsin palvelinlaitteiston ja ohjelmistojen toiminnasta, toteuttaa jäsenpalvelut sekä vastaa jäsenten ylläpitopyyntöihin. Esimerkkejä ylläpidolle kuuluvista asioista:

• MySQL-tietokantojen luominen, sähköpostiosoitteiden hallinta yms. yleiset ylläpitotoimenpiteet
• Ohjelmien asentaminen (lähinnä Debianin stable-jakelusta, muut voi asentaa itse kotikansioonsa)
• Varmuuskopioiden palautus Hilla-palvelimella. Lakalla voit palauttaa tiedostot itse tilannevedoksista.
• Unohtuneiden salasanojen vaihtaminen

Hallitus

Hallitus on yhdistyksen päättävä elin, joka valitaan vaalikokouksessa. Hallitus mm. käsittelee jäsenhakemukset ja päättää laitehankinnoista. Esimerkkejä hallitukselle kuuluvista asioista:

• Lisätilapyynnöt

Laskutus

Hallintotoimiryhmä hoitaa laskutukseen liittyviä asioita. Laskutukseen kuuluvia asioita ovat muun muassa:

• Jäsenrekisterin ylläpito: esimerkiksi muuttuneet osoite-, sähköposti- tai nimitiedot
• Laskun eräpäivän lykkäys
• Kysymykset maksun perillemenosta
• Lukkiutuneiden jäsenpalveluiden avaus
• Eroilmoitukset
• Muut jäsenasiat, jotka eivät kuulu ylläpidolle

Yleensä tosin maksun perillemenoa ei tarvitse erityisemmin tarkistaa. Puuttuvasta jäsenmaksusta mainitaan kyllä ennen palveluiden katkaisemista (tämän vuoksi on tärkeää pitää ajantasainen osoite jäsenrekisterissä).