Olemme suorittaneet suuremman luokan jäsenmaksujen tarkastamisen koko yhdistyksen historian ajalta. Tämä tarkoittaa lasku- ja maksutapahtumien läpikäymistä ja niiden yhdistelemistä. Tuloksena löytyi sekä uupuvia että ylimääräisiä jäsenmaksusuorituksia, ensimmäisiä reilusti enemmän. Ylimääräisistä maksuista ollaan erikseen yhteydessä jäseniin.

Tässä tekstissä pyrimme antamaan tietoa ja vastauksia yleisiin muistutuksiin liittyviin asioihin.

Yhteydenotto

Yhteydenottoviestissä on tärkeää tunnistautua henkilöllisyyden varmentamiseksi. Käytä sähköpostiosoitetta, jonka olet meille ilmoittanut yhteystietoihin tai vaihtoehtoisesti voit käyttää saamaasi @kapsi.fi-osoitetta. Liitä yhteydenottoosi saamasi lasku tai muistutus. Älä kuitenkaan lähetä salasanaasi!

Yhteystietojen pitäminen oikeana on siis tärkeää! Ilmoita aina kun muutat, vaihdat sähköpostia tai puhelinnumeroa. Ilmoita osoitemuutoksen yhteydessä mahdollisesti muuttunut kotipaikkasi (kunta).

Muistutus

Muistutus sisältää yhteystiedot, maksuohjeen laskuerittelyineen sekä jäljempänä on tapahtumahistoria. Tapahtumahistorian tarkoituksena on antaa viitteitä siihen mihin laskuihin ja maksuihin muistutus perustuu.

1. Tarkista yhteystietosi muistutuksesta. Muuttuneet yhteystiedot voit ilmoittaa vastaamalla muistutukseen (sisällytä muistutus vastaukseesi!).
2. Tarkista muistutetut jäsenmaksut. Jos mielestäsi muistutus on virheellinen, katso tällä sivulla jäljempänä olevat tiedot ja vastaukset.

Tietoa ja vastauksia

Jäsenmaksujen seuranta perustuu maksun yhteydessä käytettävään viitenumeroon. Huolimatta laskuissa olevasta kehotuksesta käyttää viitettä meille saapuu yhä maksuja joista tuo numerosarja puuttuu. Tällaisten maksujen selaaminen ja kohdistaminen oikealle jäsenelle manuaalisesti on aikaa vievää ja joskus viitteetön maksu kohdistuu todella myöhässä. Riskinä on se että viitteetön maksu jää kohdistamatta koska yhdistyksellä alkaa olemaan jo samannimisiä jäseniä.

Käytä jäsenmaksua maksaessasi aina annettua viitenumeroa!

Pääsääntöisesti viitenumerosta tunnistetaan siis jäsennumero. Muut numerosarjan osat lähinnä kertovat kohdistetaanko maksu minkä vuoden ja mille lähetetylle laskulle/muistutukselle.

Yleisimmät muistutuksiin liittyvät yhteydenotot ovat:

• yhteystietojen muuttaminen
• sekaannus lähes samanaikaisesta muistutuksesta ja jäsenmaksulaskusta
• eroaminen yhdistyksestä

Koska muistutuksien tekeminen on toistaiseksi ollut harvempaa, saattoi joillekin se saapua noin vuoden viiveellä ja samoihin aikoihin sähköpostiin saapui normaali jäsenmaksulasku. Soppaa sekoittaa vielä se että muistutukset käyttävät lähes samanlaista viitenumeroa kuin jäsenmaksulaskut (yhden numeron ero). Tämä monesti antoi kuvan että kun maksoi juuri normaalin jäsenmaksun, niin olisi maksanut muistutuksen.

Tästä syystä liitimme muistutuksiin nyt tapahtumahistorian josta voi katsoa mille laskulle mikäkin maksu on kohdistettu.

Tällä muistutuskerralla on selattu historia läpi ja näin mahdollisesti oikaistu aiempien muistutuskertojen laskentatapaa. Laskennassa on käytetty seuraavia periaatteita:

• Laskut vanhenevat kolme vuotta eräpäivästään tai kolme vuotta viimeisimmästä muistutuskerrastaan laskettuna.
• Jäsenmaksujen suuruiset ylimäärät yli kolmenkin vuoden takaa ei ole vanhentunut vaan ne hyvitetään edelleen jäsenmaksuihin.
• Vuonna 2009 tai aiemmin maksetut ylimäärät, jotka eivät ylitä jäsenmaksun suuruutta, on laskettu lahjoituksiksi.
• Vuoden 2010 maksujen lahjoituksiksi tarkoitettu ylimäärät on siirretty mahdollisten uupuvien jäsenmaksujen hyvitykseksi.

Olemme huomioineet tilillämme näkyvät maksusuoritukset 3.12.2010 asti.